Ørsta kommune ved kommunedirektør er handsamingsansvarleg for opplysningar vi samlar inn, dette gjeld uavhengig av om vi har avtale med ekstern leverandør for lagring av data.

I oversikt over handsaming ligg informasjon om bl.a. det daglege ansvaret, det kan vere delegert til andre frå kommunedirektør. Delegeringa gjeld berre oppgåvene ikkje ansvaret.

Om vi har avtale med ekstern leverandør for handsaming av personopplysningar skal det alltid ligge føre ein databehandlaravtale.

Opplysingar som du sender inn til kommunen, blir sendt til rette sakshandsamar/handsamingsansvarleg. Opplysningane gjer våre tilsette i stand til å utføre sakshandsaming av din førespurnad. Dei innsamla opplysningane om deg vert handsama på same måte enten du sender inn dokumentet på papir eller elektronisk.

Oversikt over kva personopplysningar som vert handsama ligg på heimesida vår (ikkje klart enda). Oversikt over elektroniske system ligg på arkivplanen til Ørsta kommune. 

Opplysingar som vert samla inn når du er i kontakt med oss

• Opplysingar du som brukar har sendt oss, uansett kanal (skjema, eDialog, papir, SvarInn, e-post).
• Opplysingar fått eller henta frå andre organ
• Svarbrev frå kommunen

Postjournal og innsyn jf. offentlegforskrifta §6 og arkivforskrifta § 10.

Handsamingsgrunnlaget for dette vil som hovudregel vere personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 c), handsaminga er nødvendig for å oppfylle ein rettsleg plikt.

Opplysningane vil verte lagra og kassert i samsvar med bevarings- og kassasjonsplan.

Kva vert registrert av opplysningar når du kontaktar oss?

• Telefonkontakt – telefonnummeret vert registrert når du ringer til oss eller vi ringer til deg. Loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. Den vert og nytta for statistikk. Her kan du lese meir om vilkår knytt til personvern hjå Mobilt BedriftNett.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f), som tillèt oss å handsame opplysingar som er nødvendig for å vareta en rettkomen interesse som veg tyngre enn omsynet til den einskilde sitt personvern. Den rettkomne interessa er å administrere og drifte telefonisystemet.

• E-post - Vi brukar TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon. Dei fleste webaserte e-posttenester støttar dette, og din e-postkommunikasjon med oss vil då vere sikra. Merk at vi likevel ikkje kan garantere at e-post er ein trygg kanal for kommunikasjon, altså at informasjonen er kryptert frå ende til ende. Vi ber difor om at du ikkje sender sensitive personopplysingar eller verna informasjon per e-post, då vi ikkje kan garantere at din e-postleverandør støttar TLS.
  Vi skannar all inn- og utgåande e-post for virus og skadevare.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f), som tillèt oss å handsame opplysingar som er nødvendig for å vareta en rettkomen interesse som veg tyngre enn omsynet til den einskilde sitt personvern. Den rettkomne interessa er å sikre vår IKT-infrastruktur.

• Kamera

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f), som tillèt oss å handsame opplysingar som er nødvendig for å vareta en rettkomen interesse som veg tyngre enn omsynet til den einskilde sitt personvern. Den rettkomne interessa er å sikre at skuleområda ikkje vert nytta til kriminelle handlingar.

Tilsett

Ørsta kommune handsamar opplysingar om tilsette for å administrere løn og arbeidsforhold. Det vert registrert nødvendige opplysingar for utbetaling av løn. Andre opplysingar om tilsette er knytt til vedkomande sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeid.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 b), handsaminga er nødvendig for å oppfylle ein avtale den registrerte er part i.

Det vert og registrert opplysningar i tilknyting til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringar, og opplysingar om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningane vert henta frå dei tilsette sjølve og tilgangssystemet. Opplysingane vert berre utlevert i samband med lønsutbetalingar og andre lovpliktige utleveringar.

Opplysningane vil verte lagra og kassert i samsvar med bevarings- og kassasjonsplan .

Opplysingar om namn, stilling og arbeidsstad vert rekna for å vere offentleg informasjon og kan publiserast på nettstaden vår.

Alle tidligare og noverande tilsette har ei personalmappe i vårt arkivsystem.

Rutine knytt til personalmapper finn de i arkivplanen vår.

Jobbsøkjar

Om du søkjer jobb med oss, treng vi å handsame opplysingar om deg for å vurdere søknaden din.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 b), handsaminga er nødvendig for å oppfylle ein avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrerte sin førespurnad før det vert gjort ein avtale.

Om søknaden inneheld særlige kategoriar av personopplysingar (sensitive personopplysingar), er handsamingsgrunnlaget vårt personopplysningsloven § jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 9 nr. 2 b) og h).

Alle stillingssøknadar blir journalført i vår postjournal og lagra i vårt elektroniske arkiv.

Opplysningane vil verte lagra og kassert i samsvar med bevarings- og kassasjonsplan

Du kan utøve dine rettar ved å nytte digitalt skjema, sende til:

E-post: postmottak@orsta.kommune.no

, eller ved å kontakte personvernombodet.

Du har som utgangspunkt krav på svar utan ugrunna opphald, og seinast innan 30 dagar.

Innsyn i eigne opplysingar

Du kan be om kopi av alle opplysingar vi handsamarr om deg.
Les meir om retten til innsyn
 

Korrigering av personopplysingar

Du kan be oss rette eller supplere opplysingar som er feilaktige eller misvisande.
Les meir om retten til å rette eller supplere opplysingar
 

Sletting av personopplysingar

I gitte situasjonar kan du be oss slette opplysingar om deg sjølv.
Les meir om retten til sletting
 

Avgrensing av handsaming av personopplysingar

I enkelte situasjonar kan du også be oss avgrense handsaming av opplysingar om deg.
Les meir om retten til avgrensing
 

Protestere mot ei handsaming av personopplysing

Dersom vi handsamar opplysingar om deg med grunnlag i våre oppgåver eller på bakgrunn av en interesseavveging, har du rett til å protestere på vår handsaming av opplysingar om deg.
Les meir om retten til å protestere
 

Dataportabilitet

Dersom vi handsamar opplysingar om deg med grunnlag i samtykke eller ein kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysingar om deg til deg eller til annan handsamingsansvarleg.
Les meir om retten til dataportabilitet

Du kan klage på handsaming av personopplysingar

Vi håper du vil sei frå om du meiner vi ikkje held reglane i personopplysningsloven. Ta då kontakt med personvernombodet.

Du har rett til å klage til Datatilsynet om du ikkje er nøgd med den måten vi behandlar dine personopplysningar på. Du finn Datatilsynet sine kontaktopplysningar på:
 

www.datatilsynet.no 

Alle opplysningar som vert overført mellom din datamaskin og kommunen sine datamaskiner i skjemadialogar transporterast over en sikra linje. Internt har vi lukka system som handterer personopplysningar etter personvernforordninga artikkel 6.

Nettredaktøren har det daglege ansvaret for Ørsta kommune si handsaming av personopplysningar på www.orsta.kommune.no.

Logging

Opplysningar som vert samla inn i samband med drift av nettstad vert lagra på eigne serverar drifta av SSIKT. Nettstaden er levert av Acos og SSIKT er datahandsamar.

Det er berre SSIKT og Ørsta kommune som har tilgang til opplysningane som vert samla inn.
 

Webanalyse

Ørsta kommune nyttar google analytics på nettstaden vår. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi brukar til å forbetre og vidareutvikle informasjonstilbodet på nettstaden. Eksemplar på kva statistikken gir svar på, er kor mange som besøker ulike sider, kor lenge besøket varer, kva nettstad brukarane kjem frå og kva nettleser som vert nytta.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), nødvendig for å utføre ei oppgåve i ålmenta si interesse eller utøve offentleg mynde som den handsamingsansvarlege er pålagt. Den rettkomne interessa er å betre våre tenester.
 

Tilbakemeldingsfunksjon

Nedst i artiklane på nettstaden vår finn du ein funksjon der du kan gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter, eller ikkje. Vi bruker denne funksjonen for å betre innhaldet på nettstaden. Bruker du denne funksjonen, vert det lagt igjen ein informasjonskapsel på datamaskinen din, denne kan ikkje brukast til å spore meldinga tilbake til deg.

Vi ber deg om ikkje å registrere sensitiv informasjon, ettersom funksjonen ikkje er sikra (kryptert).

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), nødvendig for å utføre ei oppgåve i ålmenta si interesse eller utøve offentleg mynde som den handsamingsansvarlege er pålagt. Den rettkomne interessa er å betre våre tenester.
 

Informasjonskapslar

Informasjonskapslar (cookies) er små tekstfiler som vert plassert på din datamaskin når du lastar ned ein nettside. Ørsta kommune brukar ikkje informasjonskapslar til å generere statistikk, og vi kan dermed ikkje spore din bruk av nettstaden tilbake til deg som enkeltperson.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f), som tillèt oss å handsame opplysingar som er nødvendig for å vareta en rettkomen interesse som veg tyngre enn omsynet til den einskilde sitt personvern. Den rettkomne interessa er å få tenester på nettsida vår til å fungere.

Heimeside

Google Analytics

Meir informasjon om google analytics

Skjema

Vi nyttar skjema levert frå Acos AS.

Dersom du loggar deg på med e-post/MinID/BankID kan du når som helst velje å avbryte utfyllinga av skjermdialogen og eventuelt hente den opp igjen for vidare utfylling seinare. Vel du å avbryte utfyllinga for å hente den opp igjen seinare, vil opplysningane berre vere tilgjengeleg i 72 timar før dei blir sletta. Opplysningane du har tasta inn vil ligge lagra på Acos AS sine serverar, og vil ikkje vere tilgjengelege for  kommunen før du sender inn søknaden. Når du har valt å sende inn, har du samtidig samtykka i at mottakar kan ta imot opplysningane.

Dersom du vel å ikkje logge deg på, vil innsendte søknadsdata slettast frå databehandlar sin server så snart søknaden er sendt til behandlingsansvarleg. Databehandlar vil berre behalde metadata om søknaden (type søknad, tidspunkt for innsending, referansenummer, og opplysning om mottakar).

Hansamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), nødvendig for å utføre ei oppgåve i ålmenta si interesse eller utøve offentleg mynde som den handsamingsansvarlege er pålagt. Den rettkomne interessa er å kunne handsame førespurnaden din raskast mogeleg og gi deg best mogeleg hjelp.

Logging

Ørsta kommune har alminnelege tryggleiksloggar i fagsystema, og tryggleiksansvarleg har fått delegert ansvaret for dette. Det er dei tilsette sin bruk av fagsystemet som vert registrert her.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 f), som tillèt oss å handsame opplysingar som er nødvendig for å vareta en rettkomen interesse som veg tyngre enn omsynet til den einskilde sitt personvern. Den rettkomne interessa er å betre våre tenester. Den rettkomne interessa er å sikre IKT-infrastruktur vår og å kunne ta ut loggar ved mistanke om t.d. journalsnoking.

Bruk av datahandsamarar

Ørsta kommune nyttar SSIKT til å drifte dei fleste av våre system. Alle våre leverandørar er forplikta til å jobbe etter gjeldande lovverk som per dags dato gjer at data vert lagra på tenarar i Norge.

Oversikt over fagsystem finn de i arkivplanen vår.

• Aksess til eksterne webtenester hos SSIKT
• Ingen personsensitive data, berre IP-adresse, nettlesar som vert nytta og URLar som den IP-adressa ber om.
• Desse loggane vert sletta etter 3 månadar, for nokre tenester 6 månadar.

Handsamingsgrunnlaget for dette er personopplysningsloven § 1 jf. som hovudregel personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 e), nødvendig for å utføre ei oppgåve i ålmenta si interesse eller utøve offentleg mynde som den handsamingsansvarlege er pålagt. Den rettkomne interessa er  at tilsette kan utføre sitt arbeid og at tryggleiken knytt til drifting av IT tenester er godt nok teken i vare.