Personalmapper

Personalmapper

Det vert oppretta ei personalmappe med fire undermapper ved tilsetjing i kommunen:

Personalmappe 

  • Tilsetjing
  • Kompetanse
  • Lønn og forsikring
  • Permisjon og fråvær

Under er det lista opp kva som skal ligge i dei einskilde mappene og kva journalposttittel vi skal bruke.

Tilsetjing:

  • Legg inn kryssreferanse til tilsettingssak
  • X-notat – Sakshandsamar opprettar og sender til næraste leiar, alternativt næraste leiar opprettar og set sakshandsamar personal som kopimottakar.
  • Inngåande dokument – personalleiar/sakshandsamar personal er mottakar, Seksjonsleiar og einingsleiar og den som står på brevet som kopimottakar vert ført som kopimottakar. (NB! ved Oppseiing av stilling skal personalleiar vere mottakar, kopi til seksjonsleiar)

Tittel

Unntak

Dokumenttype

Tilbod om fast/midlertidig stilling (-sauke)

 

U (m/vedlegg)

Tek i mot/ tek ikkje i mot fast/midlertidig stilling

 

I

Signert arbeidsavtale fast stilling

einingsleiar

I

Signert arbeidsavtale midlertidig stilling

einingsleiar

I

Signert arbeidsavtale pensjonist

einingsleiar

I

ALT. 2 :Arbeidsavtale i (..)% fast stilling som (stilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

 

U

ALT. 2 :Tidsavgrensa arbeidsavtale som (stilling) for tida (tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t. (eining/avdeling)

 

U

ALT. 2 :Underteikna arbeidsavtale i (..)% i (fast/vikar/engasjementstilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

 

I

ALT. 2 :Underteikna tidsavgrensa arbeidsavtale i (..)% for perioden(tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

 

I

Politiattest

 

X

Tuberkulosetest datert (dd.mm.åå) levert

einingsleiar

I

Signert MRSA-skjema (dd.mm.åå)

einingsleiar

I

Teiepliktskjema underteikna og levert (dd.mm.åå)

einingsleiar

I

Sikkerheitsinstruks <manglar døme på journalposttitlar>

 

I

Tenesteattest / Tenestetidattest

 

U

Avtale bruk av eigen bil i teneste

 

I

Avtale om bilgodtgjering

 

I

Avtale om EK-teneste

 

I

Avtale om heimekontor

 

I

Søknad/Krav om fast tilsetjing/fortinnrett til jobb frå (dd.mm.åå)

 

I

Tilbod om fast tilsetting etter krav/fortrinnsrett

 

U

Delegert vedtak: Fast tilsetjing/fortrinnsrett til stilling frå (dd.mm.åå)

 

U

Delegert vedtak: Avslag på krav om fast tilsetting/fortrinnsrett

 

U

Delegert vedtak: Endringsoppseiing grunna forhold hos arbeidsgivar

 

U

Varsel om oppseiing grunna nedbemanning frå (dd.mm.åå)

 

U

Søknad om overføring / byte av arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

 

I

Delegert vedtak: Overflytting til ny arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

 

U

Stadfesting av arbeidsforhold

 

U

Delegert vedtak: Konstituering i (…..) stilling frå (dd.mm.åå)til (dd.mm.åå)

 

U

Delegert mynde for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)for (……..)

 

U

Tilbod om sluttpakke frå (dd.mm.åå)

 

U m/vedlegg

Tek i mot tilbod om sluttpakke

 

I

Oppseiing av stilling frå (dd.mm.åå)

 

I

Stadfesting på oppseiing av stilling

 

U

Opphøyr av stilling grunna alder

 

U

Signert avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år

Kopi einingsleiar

I

Varsel om opphøyr av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting)

 

U

Tilbod om senioravtale

 

U m/vedlegg

Signert senioravtale

 

I

Arbeidsløyve <skildring>

 

I

KS-heidersmerke 25 år (dd.mm.åå)

 

X

Gåve frå arbeidsgjevar – tenesteslutt (dd.mm.åå)

 

X

 

Kompetanse

  • Sakshandsamar personal er mottakar, seksjonsleiar og einingsleiar er kopimottakar.
  • Innkomne vitnemål/lenker til vitnmålsportalen sendast til postmottak.
  • Arkiv lastar ned vitnemål frå vitnemålsportalen og legg i personalmappe.

Tittel

Merknad

Dokumenttype

Vitnemål frå (……) skule

 

I

Attest frå (……)arbeidsgjevar

 

I

Kursbevis for (……)

 

I

Sertifikat/godkjenning for (……)

 

I

Autorisasjon for (……)

 

I

NOKUT godkjenning av (……)utdanning frå <land>

 

I

NOKUT vurdering av (……)utdanning frå <land>

 

I

Fagbrev for (……)

 

I

Offentleg godkjenning for (……)

 

I

Søknad om økonomisk støtte til (……)utdanning

 

I

Delegert vedtak: støtte til (……)utdanning

Kopi til lønn

U m/ evt. vedlegg

Delegert vedtak: Avslag på søknad om støtte til (……) utdanning

 

U

Avtale om bindingstid

 

X

Lønn og forsikring

  • Lønnsavdeling/lønsmedarbeidar er mottakar (i tillegg til einingsleiar og seksjonsleiar der leiar ikkje sjølv har generert dokumentet)

* Personalleiar er mottakar

Tittel

Unntak

Dokumenttype

Lønstilvising (start, endring, stopp)

 

N

Brev om ny løn og/eller stillingskode etter (……)forhandling

 

U

Skjema om endra løn grunna ny utdanning

 

N

Krav om lønsforhandling*

personalleiar

I

Protokoll om endra løn etter forhandlingar

 

X

Fastsetting av ansiennitet

 

U

Fastsetting av ansiennitet grunna ny dokumentasjon.

 

U

(For dei som nyttar forhandlingsmodulen: Brev om endra løn som følgje av lokale forhandlingar ligg i Agresso og vert dermed ikkje ført i Acos)

 

 

Melding frå KLP/SPK/NAV – (Namn på brevet/det brevet gjeld)

 

I

Melding om yrkesskade

 

X

Melding om stopp av lønn ved maks. dato

 

N

Unntak frå arbeidsgivarperioden – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

 

I

Søknad om dekking av utgifter til databriller*

Personalleiar

I

Vedtak om dekking av utgifter for databriller

 

U

Støtte til vidareutdanning

 

 

Permisjon og fråvær

Personalleiar er mottakar (vidarefordeler til sakshandsamar) og seksjonsleiar og einingsleiar er kopimottakar på inngåande brev.

Korte velferdspermisjonar (under 14 dagar) skal ikkje førast i denne mappa.
Gjeld permisjonar som:

  • Omsorgspermisjon
  • Foreldrepermisjon
  • Utdanningspermisjon
  • Sjukepermisjon

Tittel

Merknad

Dokumenttype

Vedtak frå NAV om pleiepengar – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV) (høyrer dette til under lønn og forsikring?)

Kopi til løn

I

Søknad om ( …. )permisjon

 

I

Delegert vedtak: Svar på søknad om (….)permisjon

 

U

Delegert vedtak: Avslag på søknad om (….)permisjon

 

U

Referat frå (…..) møte

 

X

Sjukmelding - Plan for oppfølging

 

X

Sjukmelding - Avtale om (…..)

 

X

Innkalling til dialogmøte

 

I/U

Varsel om tap av rett til eigenmelding

 

U

Tap av rett til sjukmelding

 

U

Delegert vedtak omplassering grunna helse

 

U/I

Avtale om utprøving av anna arbeid

 

X

Disiplinærsak/personalsak

Eiga sak i arkivdel DISI med tilgangskode

Innhald ei slik sak kan vere:

  • AKAN-saker
  • Åtvaring
  • Varsling
  • Bekymringsmelding
  • Referat frå møte/samtale
  • Melding til politi
  • Førehandsvarsling
  • Drøftingsmøte
  • Avskjed/suspensjon
  • Oppseiing
  • Korrespondanse med rettsinstans/advokat
  • Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane
  • Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (Advokat etc.)

Tittel

Dokumenttype

Åtvaring

U

Varsling

I/U

Bekymringsmelding

I

Referat frå møte/samtale

X

Melding til politi

U

Førehandsvarsling

U

Drøftingsmøte

X

Avskjed/suspensjon

U

Oppseiing

U

Korrespondanse med rettsinstand/advokat

U / I

Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane

U / I

Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (advokat etc.)

X