Personalarkiv

Personalarkiv

Saksbehandlingen skjer i Acos WebSak. Personalarkivet er fullelektronisk i systemet Acos WebSak.

Saksmappe per tilsett

Tittel: Personalmappe 
Tittel2: Fornamn Etternamn
Arkivdel: Personalarkiv
Sakstype: PERS
Klassering: Fødselsnummer
Tilgangskode: P-3

I Acos WebSak har vi ein «mappe i mappe» struktur for alle personalmapper.
Dette betyr at dei blir oppretta med ein fast mappestruktur, ei hovudmappe og 4 underliggande saksmapper.
Strukturen er slik:

  • Personalmappe <Fornamn Etternamn>
    • 1. Tilsetjing <Fornamn Etternamn>
    • 2. Kompetanse <Fornamn Etternamn>
    • 3. Lønn og forsikring <Fornamn Etternamn>
    • 4. Permisjon og fråvær <Fornamn Etternamn>

Undermappene er namngitt med nummer for rett sortering og vil alle få eigne saksnummer.

Tilsettingssak blir oppretta i arkivdel STI (Stilling)
Disiplinærsak vert oppretta som eiga sak i arkivdel DISI (Disiplinærsak)

Innhald i arkivdel

Tilsetjing

  • Tilbod om stilling (fast og mellombels, også auke i stilling)
  • Takkar ja til stilling (fast og mellombels, også auke i stilling)
  • Takkar nei til stilling (fast og mellombels, også auke i stilling)
  • Signert arbeidsavtale (fast, mellombels og pensjonist)
  • Politiattest (Skal ikkje skannast inn - vert registret i eit x-notat at politiattesten er motteken)
  • Signert MRSA-skjema
  • Signert teiepliktskjema
  • Tuberkulosetest datert levert
  • Tenestetidsattest
  • Utmerking
  • Databriller - søknad og vedtak
  • Avtale om bruk av eigen bil i teneste
  • Avtale om bilgodtgjersle
  • Avtale om EK-teneste
  • Avtale om heimekontor
  • Søknad, krav og vedtak om fast tilsetjing/fortrinn til jobb 
  • Endring, oppseiing, overføring eller byte av arbeidsplass
  • Konstituering eller delegert mynde for ein periode
  • Tilbod og svar på sluttpakke eller seniorpakke

Kompetanse

  • Vitnemål
  • Attest
  • Kursbevis
  • Godkjenning. Sertifikat og autorisasjon
  • Søknad om og svar på søknad om økonomisk støtte til utdanning
  • Avtale om bindigstid

Løn og forsikring

  • Lønsmelding (start/endring/stopp)
  • Ny løn og/eller stillingskode etter forhandling
  • Fastsetjing av ansiennitet
  • Melding frå KLP, SPK eller NAV
  • Melding om yrkesskade
  • Unntak frå arbeidsgjevar perioden

Permisjon og fråvær

  • Vedtak frå nav om pleiepengar
  • Søknadar og svar på permisjonar
  • Oppfølging sjukemelding, plan, dialogmøte
  • Utprøving av anna arbeid
Tilgang til arkivdel

Arkivdelen er tilgangstyrt.

Kommunedirektør, assisterande kommunedirektør, arkivet og tilsette på personalkontoret har tilgang til alle personalmapper.

Seksjonsleiarane har tilgang til personalmapper i sin seksjon.

Einingsleiarane har tilgang til personalmapper i si eining.

 

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei
Klassifikasjon: Sensitiv
Lovheimel: P - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjenge: Dei som har behov for informasjon om den tilsette for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til personalmappa.
Integritet: Personalmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet: Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.