Disiplinærsaker

Disiplinærsak vert oppretta som eiga sak i arkivdel DISI med tilgangskode PB (personal begrensa) og ad-hoc tilgangsgrupper for kvar sak.

Definisjonen på ei disiplinærsak kan vere:
Tjuveri, underslag, AKAN-saker, illojalitet mot arbeidsplassen og mobbing/trakassering av medarbeidar/tilsett. Men også andre saker kan ligge her. Disiplinærsaker kan føre til varsling, suspensjon eller oppseiing.

Disiplinærsaker vert ikkje overført til ny leiar ved byte av tenestestad i motsetning til personalmapper.

Ei sak pr tilfelle

Tittel: Disiplinærsak
Tittel2: Fornamn Etternamn
Arkivdel: DISI - disiplinærsak
Sakstype: PERB - personal begrensa
Klassering: SSA 05-personalforvaltning
Tilgangskode: PB-3

Innhald i arkivdel

AKAN-saker
Åtvaring
Varsling
Bekymringsmelding
Referat frå møte/samtale
Melding til politi
Førehandsvarsling
Drøftingsmøte
Avskjed/suspensjon
Oppseiing
Korrespondanse med rettsinstans/advokat
Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane
Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (Advokat etc.)
Med meir

Tilgang til arkivdel

To på arkiv har tilgang til arkivdelen og kan opprette disiplinærsaker.
Tilgangstyrt slik at personalleiar har tilgang til alle. Ellers er det berre den leiaren som har fått oppretta ei disiplinærsak på ein av sine tilsette, eller er lagt til i tilgangsgruppe, som har tilgang.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:	Sensitiv
Lovheimel:	PB - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjenge:	Dei som har behov for informasjonen for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til mappa.
Integritet:	Mappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet. I det elektroniske systemet skal det ikkje vere mogleg å fysisk slette eit dokument som er journalført. Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet:	Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teiepliktskjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling	Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.